Модули системы «Фабрика продаж»
Для эффективной работы система располагает необходимым набором модулей, позволяющих автоматизировать различные бизнес-процессы компании. Единое информационное пространство исключает потерю данных клиентов и проектов, делает взаимодействие сотрудников более эффективным, повышает их продуктивность.
Управление взаимоотношениями с клиентами
Для организации взаимодействия с клиентами в «Фабрике автоматизированных продаж» предусмотрены модули КОНТРАГЕНТЫ и КОНТАКТЫ.
КОНТРАГЕНТЫ — это структурированная база клиентов компании с возможностью быстрого поиска, оперативного доступа к данным и проведения детального анализа.
Модуль представляет собой список карточек контрагентов, которые содержат как общую информацию о компании (название, отрасль, вид деятельности, контактные данные), так и иные данные по индивидуальному запросу заказчика. Несущественные для вас поля могут быть скрыты при настройке системы, а новые пользовательские поля добавлены под ваши потребности.
Аналогично устроен модуль КОНТАКТЫ – база физических лиц, которые уже являются клиентами компании и контактных лица контрагентов, то есть сотрудников организаций. ФАП дает возможность привязать к контрагентам и контактам другие разделы системы: сделки и счета, документы и e-mail сообщения, звонки и заявки и т.д.
Таким образом, каждое действие с контрагентом/контактом на любом этапе взаимодействия сохраняется в карточке и в дальнейшем может использоваться для построения статистических отчетов. Руководитель получает прозрачную картину о работе менеджера с клиентами и контактами.
Конфиденциальность информации сохраняется благодаря разграничению прав доступа к данным. Каждый сотрудник имеет доступ к карточкам контрагентов/контактов в соответствии со своей ролью и полномочиями.
Результат: вы повышаете качество работы и скорость обслуживания клиентов с единой структурированной базой контрагентов и контактов, а также защищаете важную информацию от несанкционированного доступа.
Динамические базы
В ФАП есть возможность актуализировать информацию о контрагенте не только внесением новых данных сотрудниками, но и автоматически получать информацию из других источников: данных Федеральной службы госстатистики, Федеральной налоговой службы, систем межведомственного электронного взаимодействия.
Динамические базы данных контрагентов в ФАП — это доступ к актуальной информации любых юридических лиц, которую можно использовать для анализа своих клиентов, поставщиков и конкурентов. Уверены, вам будет интересна информация о надежности партнера и рисках взаимодействия с ними. Также сокращается количество пустых звонков, благодаря обновлению и актуализации контактов.
Результат: вы получаете доступ не только к контактной информации зарегистрированных организаций и индивидуальных предпринимателей, но и информацию об участии в тендерах, судебных делах и вневедомственных проверках, а также статистическую информацию для проведения финансового анализа компании.
Продажи
Вы можете использовать «Фабрику автоматизированных продаж» для сопровождения всего процесса продаж, начиная с первого контакта с потенциальным клиентом и заканчивая обслуживанием после продажи.
За учет, контроль, систематизацию и хранение данных о всех совершаемых продажах в компании отвечает целый комплекс модулей: СДЕЛКИ, ТОВАРЫ, УСЛУГИ, ЗАКАЗЫ, ПРЕДЛОЖЕНИЯ, СЧЕТА, РЕАЛИЗАЦИИ, АКТЫ и другие. Модули обеспечивают последовательности операций всех стадий продаж и взаимосвязаны между собой.
В зависимости от бизнес-процессов, происходящих в вашей компании, цикл продаж может не включать в себя те или иные стадии. ФАП позволяет гибко настраивать процессы, включать или отключать соответствующие им модули.
Благодаря индивидуальной комплектации ФАП в соответствии с вашими бизнес-процессами, любой этап взаимодействия и переговоров с клиентами найдет свое отражение в соответствующем модуле.
Информация в модулях представлена в виде реестров, на ее основе можно строить отчеты и проводить анализ по продажам, закрытым сделкам, оплаченным счетам, выявить самые востребованные товары и услуги в компании и т.д.
Результат: вы систематизируете и анализируете этапы и процесс продаж, можете спрогнозировать бюджет и планируемые поступления, оцениваете эффективность работы сотрудников и подразделений.
Планирование рабочего времени
ФАП предоставляет в распоряжение пользователя КАЛЕНДАРЬ, который позволяет вносить и планировать действия, относящиеся к календарю.
В КАЛЕНДАРЕ хранится информацию о СОБЫТИЯХ и ЗАДАЧАХ пользователя, есть возможность посмотреть список всех запланированных или просроченных дел, распределенных по дням, неделям и по времени, настроить совместный доступ к календарю или информации о событиях другим пользователям системы. Например, сотрудник может видеть только те задачи и действия, в которых он работает. Руководитель сможет отслеживать задачи всех сотрудников.
Также система напоминает вам о планируемом звонке, встрече или задаче и деталях предстоящего события.
Результат: благодаря календарю сотрудник эффективно планирует, распределяет и использует свое рабочее время, а руководителю доступна информация о загруженности каждого специалиста и возможность оценить качество работы подразделения в целом и каждого сотрудника в отдельности.
Документооборот
Фабрика автоматизированных продаж предоставляет усовершенствованный способ работы с любыми документами и разнообразные возможности систематизации, хранения и использования документов компании.
Для этих целей в системе имеется модуль ДОКУМЕНТЫ - возможность создания, добавления, хранения различных документов (файлов) в хранилище. Все файлы упорядочены по папкам.
Из любого модуля, который работает с документами, можно обратиться к этому хранилищу и привязать необходимый документ к нужной записи (Контрагенту, Сделке, Предложению и т.д.). Один и тот же документ (договор, счет, коммерческое предложение) можно привязать к любому количеству записей.
ШАБЛОНЫ документов в формате PDF - гибким механизм настройки форм для счетов, предложений, заказов и других документов. Шаблоны можно редактировать, создавать новые, сохранять. Возможность выгружать из ФАП формы документов (счетов, актов, заказов и т.д.) значительно экономит время и позволяет в любой момент автоматически создать документ из нужной записи и отправить клиенту на e-mail.
Результат: вы автоматизируете документооборот компании, сокращаете время на создание, поиск и отправку необходимых документов. Шаблоны документов, коммерческие предложения и презентации о товарах и услугах хранятся в единой системе. Ускоряется процесс обмена документами с клиентами.
Управление проектами
ФАП предоставляет функционал управления проектами компании. Проектом может быть задача, которая достаточно объемна и для её выполнения требуется разделение на этапы с промежуточным контролем. Это модуль ПРОЕКТЫ и зависимые модули ПРОЕКТНЫЕ ЗАДАЧИ и КОНТРОЛЬНЫЕ ТОЧКИ.
С помощью модуля Проектные задачи вы можете создать новые задачи, относящиеся к вашему проекту. С помощью модуля Контрольные точки вы можете указать этапы развития вашего проекта
Результат: вы можете планировать и управлять проектами компании, составлять графики работ, формировать бюджет проекта и контролировать исполнение работ по проекту.
Бухгалтерия
Фабрика автоматизированных продаж позволяет создать единое информационное пространство, интегрированное с 1 С Бухгалтерией и Клиент банком.
Сотрудники компании могут вести работу со счетами и другими бухгалтерскими документами самостоятельно, без привлечения специалиста бухгалтерии. Созданные в ФАП счета и акты автоматически интегрируются в базу 1С для дальнейшей бухгалтерской обработки.
Информация о поступлении денежных средств от клиентов отображается в системе при интеграции с Клиент банком, что позволяет менеджерам самостоятельно контролировать своевременность оплаты счетов, выявлять и работать с должниками.
Результат: ваши сотрудники самостоятельно, без привлечения специалистов бухгалтерии и знания специализированных программ, выставляют счета, контролируют своевременную оплату, отгружают акты и товарные накладные. Руководитель видит в ФАП данные о финансовом состоянии каждой сделки с клиентом: выставленные счета, поступившие оплаты и плановые платежи.
Виртуальная АТС
В Фабрике автоматизированных продаж есть возможность интегрировать модуль ЗВОНКИ с IP-телефонией компании.
Благодаря интеграции с IP-телефонией вы получаете инструмент, который позволяет: совершать звонки, выбрав карточку контрагента/контакта в ФАП; уведомлять пользователя о входящем звонке; связать звонки с карточками Контрагентов/Контактов; посмотреть историю звонков в карточке; прослушивать записи звонков.
С помощью этого модуля происходит распознавание адресата звонков и сохранение аудиозаписей в соответствующих карточках. Данные попадают в отчеты по звонкам, в дальнейшем можно провести подробный анализ телефонных переговоров. Функция Автодозвон настраивает автоматическое совершение звонков исходя из количества задействованных операторов.
Результат: вы повышаете оперативность взаимодействия с клиентами и, тем самым, производительность работы сотрудников, улучшаете качество обслуживания клиентов за счет анализа телефонных переговоров: выявляете слабые и сильные стороны переговоров и корректируйте сценарии звонков.
Менеджер почты
Фабрика автоматизированных продаж предоставляет разнообразные возможности включения сообщений e-mail в процесс работы с вашими клиентами, коллегами, поставщиками и иными контактами.
МЕНЕДЖЕР ПОЧТЫ — это дополнительный инструмент для создания и отправки электронной почты вашим контактам непосредственно из системы, а также для получения сообщений электронной почты с персональных почтовых ящиков непосредственно в ФАП.
Вся переписка с клиентом сохраняется в карточке контрагента/контакта. Созданные по единому образцу и доступные всем сотрудникам шаблоны писем помогут выработать единый стандарт общения с клиентами.
Кроме того, в ФАП можно настроить получение уведомлений на электронную почту или в виде смс-сообщений о любых изменениях в системе (прошла оплата по счету, добавлена новая задача, поступило обращение от клиента, не отработана своевременно заявка и т.д.), что позволит оперативно реагировать на сообщения, даже за пределами рабочего места.
Результат: вы автоматизируете рутинные операции и сокращаете потери рабочего времени, отправляя письма и уведомления из карточки контрагента/контакта, а также сохраняете в ФАП всю историю переписки.
Аналитика
Все сохраненные в ФАП данные можно подытожить при помощи отчетов. В системе существует набор заранее созданных отчетов, которые можно изменить в зависимости от требований бизнеса.
При помощи встроенного конструктора можно также создавать новые отчеты по отдельной интересующей сфере. Создание отчетов не требует знания языков программирования.
При создании отчетов можно выбирать те критерии, которые необходимы для анализа, созданные отчеты просматривать на экране и выводить в файлы PDF или Excel. Отчеты могут аккумулировать данные из нескольких модулей и предоставлять информацию в виде таблиц или диаграмм.
Отчеты и аналитические возможности ФАП можно использовать для получения обзоров, относящихся к клиентам и сотрудникам, оценки информации в соответствии с выбранными критериями и для выработки предложений по улучшению процесса продаж.
Результат: вы получаете статистическую информацию по различным аспектам деятельности компании, контролируете показатели работы сотрудников и оцениваете ее эффективность.
Поддержка клиентского сервиса
Фабрика автоматизированных продаж предоставляет набор инструментов для поддержки клиентского сервиса.
В зависимости от бизнес-процессов вашей компании, для организации обслуживания клиентов, взаимодействия с техническими специалистами и т.д. можно использовать модули ОБРАЩЕНИЯ, ЗАЯВКИ, СЕРВИСНЫЕ КОНТРАКТЫ, АКТИВЫ, БАЗА ЗНАНИЙ и др.
Кроме того, ФАП можно интегрировать с формой заявки на сайте, онлайн-консультантом или иным внешним сервисом, с помощью которых оперативно получать запросы от потенциальных или заявки от действующих клиентов.
Результат: вы получаете эффективные инструменты для поддержки и сопровождения клиентов и сотрудников, а также для работы с запросами, заявками, проблемами, поступающими от контрагентов.
Сценарии
Успешный сценарий телефонных переговоров — это эффективный инструмент увеличения продаж.
Модуль СЦЕНАРИИ разработан в ФАП для создания автоматизированных подробных сценариев телефонных звонков по продуктам и услугам компании, а также создания каталогов возможных возражений, вопросов, типажей и потребностей клиентов.
Опытный сотрудник, совершая звонки, может создавать свой сценарий продаж и самостоятельно анализировать его на основании полученной в ФАП статистики. Новый сотрудник будет совершать звонки по готовому сценарию, это даст ему уверенность в работе с клиентами и снизит затраты времени на подготовку ответов на запросы.
Статистика прохождения сценариев покажет, насколько сценарии оправдывают ожидания и на каком шаге происходят сбои и недоработки.
Результат: вы получаете единую базу сценариев переговоров, отработанных возражений, типажей и потребностей клиентов по каждому продукту и услуге.
Маркетинг
Для организации, учета и анализа итогов маркетинговых и рекламных кампаний, в ФАП есть такой инструмент как модуль КАМПАНИИ.
Модуль позволяет управлять проводимыми маркетинговыми кампаниями: вести историю мероприятий, формировать статистику результатов проведения, систематизировать и хранить информацию о кампаниях для дальнейшего анализа.
Собранная информация поможет определить эффективность рекламных акций, промо-мероприятий, определить финансовый результат и количество привлеченных в ходе кампании новых клиентов.
Результат: вы повышаете эффективность маркетинговых мероприятий, выбирая клиентоориентированные направления.
Синхронизация с сайтами, мобильным приложением, google картой
Важнейшая составляющая любой информационной системы — ее открытость для интеграции. Разрабатывая ПАК «ФАП», мы создали эффективный инструмент, который можно объединить с вашим сайтом, мобильным приложением, Google-картами и различными полезными сервисами. Интеграция с Google-картами поможет легко планировать маршруты для посещения клиентов и наглядно указывать координаты организации. Интеграция с сайтом или мобильным приложением позволит оперативно переносить в ФАП данные из форм заявок и запросов от потенциальных или действующих клиентов.
Результат: вы получаете обращения и заявки клиентов на сайте или в мобильном приложении - данные автоматизировано, за считанные минуты, переносятся в карточки Контрагентов/Контактов, тем самым дополняя базу потенциальными клиентами.
